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会社のビジネス書類には印象アップの一筆箋を添えて 書き方と例文

      2016/07/21

会社の書類を送る時やちょっと伝えたいお礼の一言を添えた一筆を添えたい場面がありませんか?

とても簡単な2~3行の手書きの一筆を添えるだけでも印象アップは確実です。

一筆箋はビジネスをスムーズに進める最高のコミュニケーションツールなのでぜひシンプルな一筆箋の書き方をマスターしてください。

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書類送付にも一筆箋を添えて印象アップ

一筆箋とは縦18cm×横8cmほどの小さな短冊型の便箋です。

贈答品に添えられているメッセージカードのようなものだと考えてください。

お中元やお歳暮、プレゼントなどがそれだけで送られてくるのと「お元気ですか?お好きな~をお贈りします」などのメッセージカードが添えられているのでは大きく印象が違いますね。

一筆箋は書けるスペースが小さいので手紙を書くほどの伝える内容はないけれども、挨拶やお礼、お詫びなど用件を簡潔に伝えるのに向いています。

逆に言えばそれほど書くところがないので手紙を書くのが苦手な筆不精の人にも全く抵抗なく使えるのが一筆箋です。

ビジネスでは会社の社員間、社外の取引先、その他プライベートの贈答やおつきあいの様々なシーンで使えとても用途が広いものです。

特に会社の仕事で使う時には書類送付状に添えてひとこと添えてあるとビジネスでの人間関係を円滑にするツールになります。

報告書、請求書、納品書などの事務的書類に添えるだけでごあいさつや日頃の感謝などを伝えることができ印象アップできます。

手紙のような形式のきまりがなく、気軽に一言つたえるだけの一筆箋は何も面倒や難しいことはありません。

少ない手間で気持ちや感謝、用件を伝えることができ、受け取った相手に「丁寧で誠実そうな人だ」という印象を与えます。

ぜひビジネスツールとして効果抜群の一筆箋を使いこなしてみてください。

ビジネスに使える一筆箋

この手書きの一筆箋は、あなたの人柄がうかがえ、相手の方にもとても良い印象を持ってもらえるでしょう。

ともすれば無味乾燥となりがちな書類のやりとりなども、一言だけでも自分の言葉で挨拶文があると受け取った相手も気分が良くなります。

名刺よりも手書きの一筆箋の一言のほうが相手の印象に残りやすい、信用がアップするなどの大きな効果が期待できます。

手間もかからずに自分の印象や信用をアップできる一筆箋を使わない手はありません。

問題は「一筆箋なんて面倒くさそう」「字が汚いから自信がない」「使い方がわからない」などと言ってやめてしまうことです。

一筆箋の名のとおり本当に簡単な2~3行だけの文章で十分に相手へアピールすることができます。

字が汚いと思っていても丁寧に文字を書くことで、充分気持ちは伝わりますしあなたに対する誠実な印象を持ってもらうことができます。

使い方も手紙と違って頭語や結語などの難しい決まりを考えずにさらっと書くことができます。

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一筆箋は文具店、スーパー、コンビニなどで数百円で売られています。

縦書き、横書き、罫線入り、絵柄あり、無地などたくさんのバリエーションがあります。

ビジネスにふさわしく、絵柄は季節にあったものかまたは季節を問わないデザインのものを選んでください。

自分の誠実さやイメージをアピールしやすいお好みの一筆箋を2種類ほど会社のデスクに用意しておくと良いでしょう。

ビジネス一筆箋の書き方はこれだけ

一筆箋に書くことの一番簡単なパターンはこの5点だけです。

①相手の名前

「○○株式会社 A様」など

②前文

「いつもお世話になりありがとうございます」など

③本文

「ご依頼の~をお送りいたします」
「見積書が出来ましたのでお送りいたします」など

④末文

「今後ともよろしくお願いいたします」
「ご検討のほどよろしくおねがいいたします」など

⑤自分の名前

「XX株式会社 B田」など

もっと親しみを込めてさらに一筆を加えたい場合は前文や末文へひとこと付け加えることもできます。

前文②の日頃の感謝へ加えて、

「先日はごちそうさまでした」
「先日は無理なお願いをお聞き届けくださり感謝します」

末文④へは

「ご依頼の資料をお待たせして申し訳ありませんでした」
「またお目にかかれる機会を楽しみにしております」
「暑い(寒い)日が続きますがどうぞお元気でお過ごしくださいませ」

などを一言添えると一筆箋の中にも温かさが加わり、さらに優しく誠実な印象となります。

一筆箋使い方まとめ

一筆箋は気持ちと用件を数行でまとめ、できれば1枚におさめましょう。

また、一筆箋を送るときは

  • 書類の一番上にクリップ留めする
  • クリアファイルに入った書類の一番上におく
  • 3つ折り書類の中央に挟む

などとし、ホチキス留めはしないでください。

ビジネスの書類とはあくまでも別の手紙なので書類にのりやテープ、ホチキスなどで留めるのはいけません。

受け取った担当者がすぐに書類と分けられるように一筆箋は書類と別にしやすい方法で添えましょう。

サンプルやグッズなどの送付物には箱の中に一筆箋を封筒に入れて送ることもできます。

このように一筆箋はコミュニケーションに役立ちとても簡単・シンプルですぐに始められる優れたツールです。

ぜひ今日からコミュニケーション力アップのツールとして使いこなしてみてください。

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