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取引先から顧客を紹介された時 お礼や報告のメール手紙文例

   

仕事で取引先の方から新しい顧客の紹介をいただくことがありませんか?

自分に対する普段からの仕事ぶりを評価され、「この人なら任せられる」と新規の顧客紹介を受けることは名誉なことです。

そんな信頼をおいて新しい顧客を紹介してくださった取引先の方には必ずお礼のメールや手紙を送りましょう。

新しいお客様との取引成立または取引不成立、いずれの場合も丁寧にお礼と報告をするのがビジネスマナーです。

まずは会ったその日に電話かメールをし、そしてすぐにお礼状を出すことで丁寧な印象が格段にアップします。

お礼と報告から更なるビジネスの発展が望めますので、苦手に思わず以下を参考にスラスラ書いてください。

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取引先への報告とお礼~取引成立の場合

新しい顧客を紹介してくださった取引先の方へのお礼のメールやお礼状の文面は以下のような構成で仕上げます。

  1. 紹介へのお礼
  2. 経過、結果の報告
  3. 取引成立へお礼の言葉
  4. 厚意に応える決意の言葉
  5. 今後の支援へのお願いの言葉

紹介へのお礼文例~取引成立~

拝啓

○○の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。(○○は時候用語)

平素よりひとかたならぬお引き立てに預かり誠にありがとうございます。

さてこのたびは○○株式会社のB様をご紹介いただきましたこと、厚く御礼申し上げます。

田中様からのご紹介ならばということで、早速本日B様とお目にかかることができました。

お話を進めるうちに弊社の業務内容に強く関心をお持ちくださり、おかげさまで○月よりお取引を開始させていただくこととなりました。

これもひとえに田中様がお口添えくださいましたおかげと心より感謝いたしております。

このご厚意にお応えできますよう、またこのご縁を大切に一層の努力を重ねていく所存でございます。

どうぞ今後とも変わらぬご支援、ご高配を賜りますようお願い申し上げます。

後日あらためておうかがいする所存でございますが、まずは略儀ながら書面にて御礼申し上げます。

敬具

取引先への報告とお礼~取引不成立の場合

せっかくのご紹介でも思うような結果が得られないことは多々あります。

残念なことですが、この時こそ新規顧客を紹介してくれた取引先との信頼関係を深めるチャンスです。

「不成立となりました」という報告だけではただのビジネス報告メールとなってしまいます。

できれば、経過もまじえながらある程度詳細に報告することでいっそう深みのある誠実な文面となります。

ぜひ相手の厚意への深い感謝を伝え、新規顧客との商談の状況、そして今後の抱負なども盛り込みましょう。

商談が成立した時と同じようにお礼のメールや手紙の文面は以下のような構成で仕上げます。

  1. 紹介へのお礼
  2. 経過、結果の報告
  3. 今後の計画や抱負
  4. 相手の厚意へ応える決意の言葉
  5. 今後の支援へのお願いの言葉

紹介へのお礼文例~取引不成立~

拝啓

○○の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。

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さて、先日はお忙しい中、ABC銀行のXX様をご紹介いただき誠にありがとうございました。

田中様のご紹介ならばと言うことでおかげさまで本日ABC銀行へうかがい、XX様にお目にかかることが出来ました。

XX様へ弊社の新事業計画をお話しさせていただきましたが、今回は急であったこともあり残念ながらすぐにお取引をいただくことはかないませんでした。

しかしながら、今後条件が合えば前向きにご検討いただけるとの前向きなお言葉も賜り、大変ありがたく存じております。

これもひとえに田中様のお口添えがあったからこそと心より感謝いたします。

田中様のご厚意を無にすることなく、ABC銀行様とのせっかくのご縁を大切に精一杯この事業を進めていく所存でございます。

どうぞ今後とも変わらぬご指導、ご支援賜りますようよろしくお願い申し上げます。

略儀ながら失礼と存じますが、まずは書面にてお礼とご報告を申し上げます。

敬具

便利な表現

  • 無理なお願いにもかかわらず/無理なお願いをお聞き届けくださり
  • 力がおよばず/力不足により
  • (成立に)至りませんでしたが/かないませんでしたが/すぐには実現できませんでしたが
  • ご厚意に背かぬよう/ご厚意を無にすることのないよう/信用を傷つけることのないよう

誠意を持ってお礼と報告、将来にわたる支援をお願いする文面からは、書き手の真摯な仕事ぶりへの評価と信頼が高まります。

結果はどうあれ「この人に紹介して良かった」という印象が残ることは間違いありません。

不成立の時こそ新しい局面でのビジネスチャンスととらえ、丁寧な文面でメールやお礼状を出してください。

ビジネスチャンスはメールや手紙にあり

取引先が新しい顧客を紹介してくださると言うことは、その営業マンや担当者への信頼があってこそです。

その取引先の方からの信頼に応え、さらに印象をアップしてビジネスの幅を広げましょう。

相手からの信頼を得て、長く支援していただくにはまめなお礼や報告のメールや手紙が効果を示します。

紹介へのお礼や結果報告は速やかに行なってください。

お礼のメールは出しても、返事保留や、商談不成立になったり、面会を断られた場合などはうっかり報告を忘れたり遅くなりがちです。

紹介した側は「先日A社に紹介した新しい顧客とはどうなっているのだろう」と気にかけている場合も多いものです。

場合によっては取引先が紹介した顧客へ先に結果を聞くために連絡を入れることもあります。

それよりは確実に先に取引先へ商談の結果または経過報告をするのが円滑なビジネスを進めるための鉄則とも言えるでしょう。

むしろ思うような結果が得られなかった時こそ、丁寧なお礼と今後の支援をお願いするメールで誠実さをアピールしたいものです。

取引先への敬意と感謝を忘れず、どんな時も速やかに報告のメールをし、ビジネスをスムーズに進めましょう!

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