電話をかけるマナー 電話をかける時間帯や言葉づかいの基本は？
2018/12/04
家族や友達などの親しい人以外には電話をかけるのは緊張して苦手、できれば電話はかけたくないという方が少なくありません。
「何時にかければ迷惑じゃないのかな？」
「何から話せば良いのかな？どうやって電話を切るのかな？」
と考えているうちに、電話をするのがとても苦痛に感じてきてしまっていませんか？
相手とのダイレクトな声のコミュニケ―ションなだけに、どのように話して良いのかが気になりますね。
電話の基本のマナーは難しいものではありません。
ぜひ苦手意識を克服して、電話での生きたコミュニケーションで印象アップしてみませんか？
電話をかけて良い時間帯は？
電話はかけるほうにとっては良くても受ける相手には「アポなしの突然来た訪問者」となることがあります。
そして電話は顔が見えないのでかけ方や言葉の使い方で人柄を判断される怖い一面がありますね。
忙しい時間帯や就寝前などに電話が鳴るとびっくりされたり迷惑に感じられることも。
「ではいつかけたら良いの？」と迷った末に電話ではなく、相手の都合の良い時に読んでもらえるメールが便利に使われます。
もちろんメールも良いのですが、やはり肉声でのコミュニケーションは相手に気持ちが伝わりやすく人間関係をスムーズにしますよ。
目安となるマナーを守って、気持ちが生で良く伝わる電話で用件やお礼などを伝えてみましょう。
まず電話をかけるのに避けたい時間帯は
早朝、深夜、食事時です。
その他にも「料理中、来客中、食事の支度中、子どもの送迎や就寝時刻」などもできれば避けたほうが良い時間帯ですね。
電話をかける目安として一般的には、
- 朝9時～夜は21時または22時までの間にかける・・・夜の電話の時間帯が21時か22時までかは間柄や相手の生活パターンによる
- 食事の支度と食事時となりやすい11時～13時、17時～19時くらいを避ける
のが良いでしょう。
ただ、これも相手のライフスタイルで異なるものです。
朝早起きで夜は早寝というパターンの生活をしている方やご高齢の方などは夜9時、10時ではもう就寝中で遅いかもしれません。
この方々には朝8時くらい～夜8時くらいまでの間、というように相手の生活に合わせて電話をかける時間を考えましょう。
小さいお子さんのいるご家庭では、お子さんの送迎があれば朝10時ごろまではバタバタ忙しく、夜8時頃からは寝かしつけなどで電話に出られないこともあります。
朝9時でも夜9時でも忙しい方への電話はお昼の前後でも良いでしょうね。
そしてお子さんを寝かしつけた後は電話できそうという間柄の方なら「夜分遅く恐れ入ります」と一言加えて夜10時前などに電話するのも一案です。
何かの用事で電話をするような関係の方には、機会があれば電話を受けられそうな都合の良い時間帯を聞いておくと便利です。
相手がその時忙しいかどうか見えないのが電話の難しさですが、相手のご都合を考えてベストと思う時間に電話をしてみてください。
電話で必要な言葉は？
まず電話をかけ、相手が出たら「A様のお宅でしょうか？」と相手を確認します。
そのあとにはっきりと自分の名前を名乗りましょう。
ただ、名前だけではどこの○○さんだろう？とピンとこないと言う場合も多いので、
- 「東京の○○です」
- 「△△でご一緒している○○です」
- 「A社でお世話になった○○です」
- 「X年X組の○○の母でございます」
など、「どこの○○です」と正しく伝えるのがポイントです。
その後に、
- 早朝であれば「朝早くから恐れ入ります」
- 夜9時過ぎであれば「夜分遅くにに恐れ入ります」
- 忙しいと考えられる時間であれば「お忙しい時間に恐れ入ります」
と一言添えましょう。
その後は、
- 「ご無沙汰しております」
- 「いつもお世話になっております」
- 「お元気でお過ごしですか？」
とご挨拶のひとことを加えます。
そして最も大切なポイントの一つとなりますが、
- 「今お話ししてよろしいですか？」
- 「今少しお時間よろしいでしょうか？」
などの言葉で、相手の都合を尋ねて、電話が迷惑でないかどうかを確認します。
相手が忙しく都合が悪そうなら
「おかけ直ししてもよろしいですか？」と尋ねてください。
相手が都合の良い時間にかけ直すと言ってくれる場合もありますし、あとで電話してなどと言われることもあります。
相手からかけ直すと言われたら「こちらから改めてお電話いたします、何時ごろならご都合よろしいでしょうか？」と尋ねてみましょう。
かけ直してと言われた場合は、
「承知しました、ではのちほどおかけ直しいたします。」
相手があとで手が空いたときに電話すると言われた場合は、
「それでは申し訳ないので改めてこちらからおかけ直しします。」
または、
「では恐れ入りますがお電話お待ちしております。」
と相手の希望に添うようにしてください。
こちらからかけ直すと言う場合は、相手が電話を受けられる都合の良い時間帯を確認するとスムーズです。
そして、電話をかけた時に相手がお話しできそうであれば
「～の件でお電話差し上げました。実は・・・・」
のように用件へ入っていきましょう。
なかなか話す内容をまとめるのが苦手という場合には話すことを書き出しておき、そのメモを見ながら話すと良いですよ。
本当に電話が苦手な方の場合は「セリフ」まで丁寧に書いてメモしている方もいます。
用件を話し終わったら、
- 「お時間ありがとうございました」
- 「ではお元気でお過ごしください」
- 「それでは失礼いたします」
などのように感じの良い結びの言葉を残して電話を切りましょう。
電話を切る時のマナーは？
電話はどちらから切るのがマナーでしょうか？
「電話はかけたほうが先に切る」
のがマナーです。
しかし、相手が目上の方の場合は
「相手が切ったのを確認してからこちらが切る」
というほうが、印象が良くなるでしょう。
せっかく丁寧な言葉づかいで用件を述べても最後が「では失礼します、ガチャ！」では、
「面倒なのかな？失礼だな！」
という印象を残しかねません。
本来は「電話をかけたほうが用件を打ち切り、電話を切る」のがマナーとされています。
しかし、相手が目上であればこちらからは切りにくく、また相手の方も気を遣って自分からは切らないという延々と続く通話状態になってしまいますね。
その場合は、
- 「どうぞお先にお切りください」と伝えて相手に切っていただく
- 「それでは失礼いたします」と言ったあと3秒ほどして静かにフックを押すか、軽く終了ボタンを押す
のが良いでしょう。
いきなりガチャンと切るのだけはとても印象が悪くマナー違反になります。
かならず相手に不快な思いをさせない、やさしい切り方で最後まで丁寧な電話の印象を残してくださいね。
電話マナーの基本は
印象の良い電話のマナーの基本は「相手への気遣い」にあります。
かける相手が忙しくないと思われる時間帯を選んで電話をかけることから始めましょう。
相手が出たら正しく名乗り、今電話ができるか相手の都合を聞き、用件を簡潔に伝え、感じよく電話を切ること。
それだけです。
電話での会話はメールや手紙ともまた違う深い親しみがわき、これからのお付き合いがさらに楽しいものになる可能性大です！
あまり気負わずに電話を通した生きた声のコミュニケーションをとってみてくださいね。
◆この記事が一緒に読まれています
ご参考になれば幸いです。
